Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa o stale zwiększającej się popularności. Wpływa na to zarówno rosnąca liczba wytwarzanych w przedsiębiorstwach dokumentów i akt, jak również zmieniające się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Nie wystarczy już po prostu wyrzucić dokumentacji. Takie rozwiązanie jest absolutnie niedopuszczalne, gdyż grozi ujawnieniem informacji. Jak więc postępować z firmowymi dokumentami? Jak je niszczyć, utylizować i na czym polega profesjonalne niszczenie dokumentów? Poniżej kilka objaśnień.
Dlaczego należy odpowiednio niszczyć firmowe dokumenty?
Konieczność zniszczenia dokumentów może pojawić się przy różnych okazjach. Najczęstszą jest przedawnienie i zdezaktualizowanie danych lub też zmiana siedziby firmy i wiążąca się z tym przeprowadzka. W obu przypadkach dokumentacja firmowa musi być odpowiednio przechowywana, transportowana a także niszczona. Odpowiednio znaczy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.
Warto wiedzieć, że przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją różnią się w zależności od tego jakie są to dokumenty i jakie informacje zawierają. Dlaczego jednak to takie ważne? Co grozi za niewypełnienie obowiązku prawidłowego niszczenia dokumentów? Przede wszystkim zasady dotyczące niszczenia dokumentów są określone konkretnymi ustawami i rozporządzeniami. Oznacza to, że ich nieprzestrzeganie grozi konsekwencjami prawnymi. Ponadto, przedsiębiorstwo lekkomyślnie podchodzące do pozbywania się dokumentacji ryzykuje wyciekiem istotnych danych, na przykład osobowych pracowników czy bankowych dotyczących firmy. Informacje takie w niepowołanych rękach mogą wyrządzić wiele szkód, znacznie poważniejszych niż grzywny czy pozwy.
Najwięcej dokumentów wymagających szczególnej troski, czujności i odpowiedniego niszczenia można znaleźć w kadrach i księgowości. Są to między innymi listy płac, wyciągi bankowe czy szczegółowe informacje dotyczące pracowników. Ponadto nie ma znaczenia czy wspomniane dokumenty, dane i informacje zawarte są na papierze, czy też przechowujemy je w formie cyfrowej na dysku twardym, płycie czy innych nośnikach optycznych czy cyfrowych. Również takie nośniki muszą być odpowiednio zniszczone i zutylizowane aby zapobiec możliwości odzyskania wymazanych plików i danych.
Jak profesjonalnie niszczyć dokumenty?
Profesjonalne niszczenie dokumentów opiera się na dwóch najważniejszych zasadach. Po pierwsze na każdym etapie pracy z dokumentami dbamy o to, aby były one odpowiednio zabezpieczone i aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Po drugie, nośnik, na którym zapisane są dokumenty, należy zniszczyć trwale. Dotyczy to zarówno akt i informacji zapisanych na papierze, jak i tych cyfrowych na nośnikach optycznych czy innych. Dodatkowo niszczenie dokumentów, podobnie jak wszystkie inne czynności zawodowe, musi odbywać się z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Chodzi o to, aby w procesie niszczenia zadbać o pracownika i zabezpieczyć jego zdrowie.
W przypadku dokumentów papierowych proces niszczenia jest dużo prostszy. Dokumenty lądują w niszczarce i można powiedzieć, że jest po problemie. Nieco inaczej wygląda sytuacja z nośnikami cyfrowymi. Zaliczamy do nich nośniki optyczne, czyli płyty CD i DVD, oprócz tego również nośniki magnetyczne, a więc dawno zapomniane dyskietki, jak również identyfikatory czy kasety z taśmami magnetycznymi. Utylizacji podlegają również dyski twarde wykorzystujące magnetyczne nośniki danych zaliczamy do nich dyski twarde HDD, a także nośniki elektroniczne takie jak karty pamięci, karty chipowe, dyski SSD, mobilne urządzenia telekomunikacyjne. Wszystkie te narzędzia stanowią bogatą bazę danych i dlatego też kiedy nie są już potrzebne trzeba trwale je zniszczyć.
Do profesjonalnego niszczenia dokumentów najlepiej jest wynająć firmę specjalizującą się w tego typu działaniach. Zadba ona zarówno o wykonanie wszystkich czynności w zgodzie z przepisami, odciąży przedsiębiorcę na rzecz którego wykonuje zadania a przede wszystkim, zniszczy wszystkie dokumenty trwale, profesjonalnie i bezpiecznie.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów