Prowadzenie biznesu nierozerwalnie związane jest z organizacją pracy w wielu komórkach organizacyjnych. Nadzór i zarządzanie procesami zachodzącymi w firmie wymaga zaangażowania wielu osób. Rozwój technologiczny przychodzi z pomocą w rozwiązywaniu problemu obrotu nadmiarem papierowych dokumentów i wykonywaniem powtarzalnych zadań. Nowoczesne systemy IT tworzone są dla przedsiębiorstw, które chcą usprawnić, unowocześnić i ułatwić dostęp do dokumentów finansowych czy korespondencji.
Rozwiązania IT dla firm
Technologie IT dedykowane są przedsiębiorstwom dążącym do oszczędzania czasu, poświęcanego przetwarzaniu, weryfikacji dokumentów czy wyszukiwaniu informacji archiwalnych. Zadaniem zastosowanych rozwiązań jest zagwarantowanie bezpieczeństwa danym i dokumentom, stanowiącym tajemnicę przedsiębiorstwa. Wdrożenie automatyzacji w określonych działach odciąża także firmę od kosztów, związanych z przechowywaniem, powielaniem i przetwarzaniem danych w formie papierowej.
Elektroniczny obieg dokumentów
Każdego dnia do przedsiębiorstwa spływa od kilku do kilkuset dokumentów. W tradycyjnym modelu ich obieg opisują wewnętrzne procedury, zgodnie z którymi określone, upoważnione osoby dekretują je, księgują, weryfikują i zatwierdzają. Akceptacja na różnych szczeblach wydłuża czas obiegu danego dokumentu i ogranicza do niego dostęp pozostałym zainteresowanym. Aby usprawnić obieg dokumentów w firmie, stworzono systemy IT do elektronicznego zarządzania nimi.
Korzyści z elektronicznego użytkowania systemów IT
Korzystanie z rozwiązań usprawniających funkcjonowanie firmy ma szereg zalet. Przykładem może być tutaj system FlexiWorkflow. Do najważniejszych jego zalet należy dostęp do dokumentu, dla wszystkich upoważnionych osób, bez względu na etap przetwarzania, któremu jest on w danej chwili poddawany. Dokument jest dostępny online przez całą dobę, po zalogowaniu, bez konieczności jego wyszukiwania w wersji papierowej. Przechowywany w ten sposób jest bezpieczny, ponieważ system jest zabezpieczony przed dostępem niepowołanych osób, co pozwala także na sprawowanie bieżącej kontroli nad dokumentacją i realnie przekłada się na efektywność jej przetwarzania.
Dla osób decyzyjnych nie bez znaczenia będzie zwiększenie komfortu wyszukiwania danych, dzięki łatwemu ich sortowaniu, filtrowaniu i przeglądaniu z dowolnego miejsca i urządzenia. Umożliwia to także sprawowanie kontroli nad wydatkami, akceptacją faktur czy wnioskami urlopowymi pracowników. FlexiWorkflow pozwalaja także na integrację z dowolnym systemem księgowym, importowanie dokumentów między programami, co w praktyce oznacza kompleksowe procesowanie danych w spójnym systemie księgowym.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwa jest automatyzacja niektórych procesów w firmie, co przekłada się na zmniejszenie kosztów operacyjnych. Automatyzacji można poddawać procesy, które są czasochłonne, ale powtarzalne. Pracownicy wykonujący tego typu zadania są dzięki nim odciążani od działań niekreatywnych na rzecz podjęcia innych inicjatyw. Pozwala to na skrócenie czasu obsługi danego procesu, poprawę jego spójności, wydajności, usprawnienia a także wyeliminowanie błędów ludzkich.
Każdy podmiot, funkcjonujący w dowolnej branży, styka się każdego dnia z mniejszą lub większą ilością danych w formie papierowej. Szybki i sprawny dostęp do wielu informacji jest kluczowy dla zapewnienia efektywności i wydajności procesów. Korzystanie z innowacyjnych rozwiązań dla biznesu to nurt przyszłości, za którym podążać będzie coraz więcej organizacji. Dzięki nim zadania z zakresu administracji, księgowości czy obsługi klienta stają się prostsze, bardziej uporządkowane i mniej narażone na wystąpienie błędów. Nowoczesne systemy, tj. FlexiWorkflow, gwarantują pełne bezpieczeństwo i ochronę informacji, redukując koszty ich przetwarzania, wpływając na terminowość załatwiania spraw, jednocześnie minimalizując ilość dokumentacji w wersji papierowej w przedsiębiorstwie.
Inspirowane: Flexisolutions.pl – system do konsolidacji finansowej
