Zatrudnienie firmy outsourcingowej zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów może być dogodnym wyjściem dla każdego przedsiębiorcy, który nie jest w stanie samodzielnie zniszczyć wytwarzanej przez siebie dokumentacji. Takie rozwiązanie niesie za sobą nie tylko wygodę, ale także oszczędność czasu i środków. Większość przedsiębiorstw tego typu niszczy dokumentację każdego rodzaju, począwszy od papierowej po elektroniczną, a od momentu otrzymania od nas zlecenia zrobi za Ciebie właściwie wszystko. Jednakże większość dokumentów, które przetwarzamy, zawiera poufne lub tajne informacje firmy, w tym często także dane osobowe. Jak odpowiednio zabezpieczyć się, aby cała procedura niszczenia dokumentacji odbywała się zgodnie z prawem oraz nie narażała przedsiębiorstwa na kary lub straty wynikające z nieodpowiedniego zniszczenia czy wycieku danych?
Regulacje prawne
Spośród dziesiątek firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji wybrałeś tę, która budzi Twoje zaufanie i masz zamiar skorzystać z jej usług. Powinieneś jednak zdawać sobie sprawę z tego, że sama umowa o świadczenie usług nie jest wystarczająca, aby zadbać o bezpieczeństwo dokumentów. Wraz z nią firma outsourcingowa musi podpisać odpowiednią umowę powierzenia danych. W myśl ustawy o RODO (art. 4, punkt 2 RODO) każda operacja lub szereg operacji przeprowadzanych na dokumentacji zawierającej dane osobowe, w tym jej: wytwarzanie, gromadzenie, udostępnianie, opracowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, a także usuwanie i niszczenie, jest jej przetwarzaniem. Przetwarzanie danych musi natomiast odbywać się zgodnie z obowiązującym prawem.
Umowa świadczenia usług nie wystarczy
Administrator danych zlecając firmie zewnętrznej zniszczenie dokumentacji, musi zawrzeć z tego rodzaju podmiotem stosowną umowę o świadczeniu usług, jednakże – znowu – sama umowa nie gwarantuje bezpieczeństwa przetwarzanej dokumentacji. W umowie o świadczeniu usług powinny znaleźć się zapisy zawierające wzajemne prawa i obowiązki usługodawcy i usługobiorcy, ściśle określone terminy realizacji zlecenia oraz wysokość wynagrodzenia i odszkodowania w wypadku błędów powstałych w czasie realizacji. Jednakże aby umożliwić wykonanie zlecenia, administrator danych osobowych musi umożliwić dostęp do dokumentacji firmie outsourcingowej, czyli w praktyce wyrazić zgodę na jej przetwarzanie.
Umowa powierzenia przetwarzania danych to podstawa
Ze względu na specyficzny charakter zlecenie zniszczenia dokumentacji nie jest jednak klasycznym udostępnieniem danych osobowych firmie zewnętrznej. Firma, której zostaje zlecona usługa zniszczenia dokumentacji, nie będzie przetwarzać danych na swoją korzyść i we własnych celach, a jedynie niszczyć je na zlecenie administratora danych osobowych. W tym wypadku mamy do czynienia z powierzeniem danych osobowych i wraz z tą czynnością powinniśmy spisać odpowiednią umowę określającą jasno cele i wymogi przetwarzania dokumentacji.
Umowa powierzenia danych od A do Z
Podmiot przetwarzający dane osobowe – w tym wypadku firma, której powierzamy naszą dokumentację – musi gwarantować odpowiednie środki, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO. To podstawowa informacja, która powinna znaleźć się w umowie powierzenia danych. Klauzulę bezpieczeństwa i wymogów RODO możemy włączyć do standardowej umowy o świadczeniu usług. Poza tym powinniśmy jasno zweryfikować przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter, dokładnie określić rodzaj przetwarzanych dokumentów oraz prawa i obowiązki administratora. W praktyce umowa powierzenia danych w celu ich zniszczenia powinna także określać obowiązek przekazania dokumentacji w specjalnych pojemnikach, obowiązek sporządzenia i podpisu (przez obie strony) protokołu zdawczo-odbiorczego, obowiązek przekazania administratorowi danych osobowych dokumentu potwierdzającego prawidłowe zniszczenie dokumentacji (najczęściej w formie certyfikatu informującego o tym, kiedy i jakie dokumenty zostały zniszczone) oraz możliwość monitorowania całego procesu przez administratora danych osobowych lub osobę wyznaczoną do tego celu.
Źródło: https://niszczeniedokumentow.eu
