Kontrola skarbowa przeraża każdego przedsiębiorcę. Nawet jeśli trzymamy się ściśle przepisów prawa, to nadal możemy się obawiać, że coś przypadkiem przeoczyliśmy i dostaniemy karę. Takie kontrole mają na celu ustalenie, czy przedsiębiorca, czyli podatnik, wywiązuje się ze swoich obowiązków. W większości wypadków Urząd Skarbowy informuje o terminie kontroli, dzięki temu można się do niej przygotować. Są jednak przypadki, kiedy nie ma takiego obowiązku. Jak się przygotować do kontroli?
Kiedy US musi zawiadamiać o kontroli?
Urząd Skarbowy jest zobowiązany do powiadomienia przedsiębiorcy o samym zamiarze wszczęcia kontroli. Od zawiadomienia US musi odczekać 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, aby zacząć kontrolę. Jednak jest to nie później niż 30 dni po zawiadomieniu. Przedsiębiorca może też złożyć wniosek o szybsze wszczęcie kontroli.
Jednak kontrola może też być zorganizowana bez zawiadomienia. Kiedy? Między innymi, gdy kontrola ma na celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, a także gdy doręczenie zawiadomienia było bezskuteczne lub utrudnione mimo posiadania aktualnego adresu firmy. Także w przypadku działania na odrębnych przepisach i na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej i przepisów UE nie trzeba informować przedsiębiorcy o kontroli.
Najczęściej jednak nie informuje się o kontroli przedsiębiorców, którzy już popełnili przestępstwo skarbowe i wykryto w ich firmach nieprawidłowości, np. przy zwrotach różnicy podatku, przy nieujawnionych źródłach dochodów czy nawet w oparciu o informacje o tzw. „praniu pieniędzy”.
Przygotowania do kontroli podatkowej
Przede wszystkim przedsiębiorca otrzymując zawiadomienie o planowanej kontroli, ma w nim informacje o jej zakresie oraz o typie podatków, jakie mają być sprawdzone. Musi więc poinformować wszystkich pracowników związanych ze sprawami podatkowymi i finansowymi o kontroli. Jeżeli któryś z pracowników np. główny księgowy planuje w tym czasie urlop, niestety trzeba będzie taki urlop odwołać, gdyż ten pracownik jest niezbędny w firmie na czas kontroli.
Przygotowywanie się do kontroli jest jak najbardziej legalne. W tym czasie warto skompletować i zweryfikować dokumentację, która będzie podlegać kontroli. Można poprawić w niej potencjalne błędy czy też uzupełnić akta. Z powodzeniem można skorygować faktury czy poprawić zapisy w KPiR oraz wypełnić deklaracje podatkowe. Oczywiście wszelkie korekty muszą być uzasadnione. Warto też uiścić ewentualne zaległości podatkowe, jeśli firma takie ma.
Koniecznie trzeba też sprawdzić czy w systemie używanym do księgowania i drukowania gotowych dokumentów nie ma błędów. Niestety kontrola może być też bardzo kłopotliwa i kosztowna, gdy nasz partner biznesowy jest z za granicy. Trzeba przetłumaczyć dokumenty podatkowe na język polski, ale może to zrobić tylko biegły tłumacz z uprawnieniami, aby US nie miał żadnych wątpliwości co do ich treści. Sama kontrola może również paraliżować pracę działu finansowego czy administracyjnego.
Jak uniknąć kłopotów? Outsourcing księgowości!
Można upoważnić firmę outsourcingową, czyli biuro rachunkowe, które prowadzi naszą księgowość do obsługi kontroli podatkowej. W takim wypadku mamy prawo przenieść całą kontrolę z urzędu skarbowego do siedziby biura, które zatrudniamy do spraw rachunkowych. Jest to całkowicie legalne i można się tu podeprzeć Ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, która daje nam takie prawo. Ponieważ co do zasady skoro księgowość firmy prowadzona jest przez biuro rachunkowe, to w siedzibie tego biura rachunkowego przechowywane są księgi podatkowe, które potrzebne są do kontroli. Trzeba jednak przekazać do biura rachunkowego pełnomocnictwo, na mocy którego biuro udzieli kontrolerom z US wszystkich informacji. Ponadto osoby zajmujące się księgowością na co dzień będą mogły o wiele szybciej i wyczerpująco odpowiedzieć na wszystkie pytania, jakie kontroler może mieć w danej sprawie. Ułatwi to komunikację między przeprowadzającym kontrolę a księgowym. Dzięki temu rozwiązaniu praca w siedzibie firmy będzie toczyć się jak każdego innego dnia.
Inspirowane: Mddp-outsourcing.pl – e-sprawozdania finansowe